Décompte des frais accessoires en Suisse : ce que les bailleurs peuvent facturer, délais, clés de répartition et structure
- Ce que doit contenir le bail
- Quels frais sont admis et lesquels ne le sont pas
- Acomptes ou forfait : avantages et inconvénients
- Clé de répartition : surface habitable, personnes, consommation
- Délais, consultation des pièces, prescription et paiements complémentaires
- Structure d’un décompte qui tient devant l’autorité de conciliation
Qui met en location un appartement ou une maison établit une fois par an le décompte des frais accessoires, et presque chacun de ces décomptes contient une erreur : des frais qui n’ont jamais été convenus, des réparations au lieu de l’entretien, des honoraires administratifs sans base, une clé de répartition qui ne figure nulle part. Il en résulte des demandes de précisions, des paiements complémentaires refusés et, dans le pire des cas, une audience devant l’autorité de conciliation. Ce guide explique les règles applicables aux bailleurs privés en Suisse : quels frais accessoires peuvent réellement être facturés, ce que doit contenir le bail, comment répartir les frais de chauffage et d’exploitation, quels délais s’appliquent, à combien peuvent s’élever les honoraires administratifs et à quoi ressemble, ligne par ligne, un décompte bien fait. Avec un exemple tiré d’un immeuble de trois logements dans le Baselbiet.
En bref
- Les frais accessoires ne peuvent être facturés que s’ils sont convenus expressément et individuellement dans le bail ; ce qui n’y figure pas est réputé couvert par le loyer net
- Sont facturés les frais effectifs liés à l’usage de la chose louée : chauffage, eau chaude, concierge, électricité des parties communes, eau et eaux usées, ordures, entretien du jardin, ascenseur et abonnements de service ; pas les réparations, remplacements, assurances, impôts ou intérêts sur le capital
- Avec des acomptes, un décompte doit être établi chaque année, et les locataires ont le droit de consulter toutes les pièces justificatives ; avec un forfait, il n’y a pas de décompte, mais c’est le bailleur qui supporte le risque
- Clé de répartition selon la surface habitable, les unités de pièces, le nombre de personnes ou la consommation mesurée ; les logements vacants sont à la charge du bailleur
- Pour la gestion des frais de chauffage et des frais accessoires, des honoraires allant habituellement jusqu’à 3 % des frais de chauffage peuvent être facturés ; le décompte devrait être disponible dans les six mois suivant la fin de la période, et les demandes de paiement complémentaire se prescrivent par cinq ans
Ce que doit contenir le bail
La règle la plus importante figure à l’article 257a du Code des obligations : le locataire ne doit les frais accessoires que s’il en est convenu spécialement avec le bailleur. Sans accord, ils sont compris dans le loyer.
Convenu spécialement signifie en pratique : énuméré poste par poste. Un bail qui indique seulement « frais accessoires CHF 200 en acompte » ne permet, à strictement parler, de facturer aucun poste, car on ne sait pas lesquels. Les tribunaux exigent que le locataire puisse reconnaître, lors de la conclusion du contrat, quels types de frais l’attendent. C’est pourquoi chaque bail doit mentionner les postes concrets : chauffage, eau chaude, conciergerie, électricité des parties communes, eau et eaux usées, taxe de base sur les déchets, entretien du jardin, ascenseur, abonnements de service, téléréseau ou raccordement TV, frais administratifs pour le décompte des frais accessoires. Le renvoi aux « frais accessoires usuels » ou à des conditions générales ne suffit pas, à moins que ces conditions n’énumèrent les postes et ne fassent partie intégrante du contrat.
Deuxièmement, le bail doit indiquer le mode de paiement : par acomptes, c’est-à-dire des versements anticipés avec décompte annuel, ou par forfait, c’est-à-dire un montant fixe sans décompte. Troisièmement, en cas d’acomptes, la période de décompte devrait être mentionnée, habituellement du 1er juillet au 30 juin ou l’année civile, de même que la clé de répartition. Qui a un ancien bail où ces éléments manquent ne peut pas simplement introduire des frais accessoires : un nouveau poste de frais accessoires est une modification unilatérale du contrat au détriment du locataire et doit être notifié au moyen de la formule officielle pour le prochain terme de résiliation, comme une augmentation de loyer. Plus de détails dans notre guide sur le calcul de l’augmentation de loyer.
Quels frais sont admis et lesquels ne le sont pas
Selon la loi, les frais accessoires sont les dépenses effectives du bailleur pour des prestations en rapport avec l’usage de la chose louée. Tout ce qui maintient ou augmente la valeur de la maison n’en fait pas partie ; cela, le bailleur le paie avec le loyer.
Admis, s’ils sont convenus : combustible et énergie pour le chauffage et l’eau chaude, électricité pour le brûleur et les pompes, entretien et service du chauffage, ramonage, nettoyage de la citerne, contrôle de combustion, détartrage du boiler, taxes d’eau et d’eaux usées, taxes de base sur les déchets, électricité des parties communes pour la cage d’escalier, la cave et l’éclairage extérieur, salaire du concierge et charges sociales pour le nettoyage et l’entretien du jardin, déneigement, service et électricité de l’ascenseur, abonnements de service pour la machine à laver, le séchoir et la ventilation, redevances de téléréseau et de télévision, relevé des consommations par une entreprise de mesure et les honoraires administratifs pour le décompte des frais accessoires.
Non admis, même s’ils figurent dans le bail : réparations et remplacement d’appareils et d’installations, renouvellement du chauffage, amortissements, assurance immobilière et assurance responsabilité civile, impôts fonciers et taxes du propriétaire, intérêts hypothécaires, honoraires de gérance pour l’immeuble dans son ensemble, frais d’avocat et de recouvrement, frais liés aux logements vacants. Ces postes sont des coûts de la chose elle-même et sont couverts par le loyer net. S’ils sont malgré tout facturés, le locataire peut les biffer, même des années plus tard.
Dans les cas limites, c’est le but qui tranche : le service annuel du chauffage fait partie des frais accessoires, le remplacement de la pompe de circulation non. L’entretien du jardin fait partie des frais accessoires, l’abattage d’un arbre malade non. Le concierge qui nettoie et tond le gazon relève des frais accessoires ; le concierge qui effectue des réparations, seulement pour la part qui relève de l’entretien, ce qui oblige à répartir son salaire.
Acomptes ou forfait : avantages et inconvénients
Les bailleurs privés optent souvent pour le forfait, parce qu’ils ne veulent pas établir de décompte. Cela épargne du travail, mais coûte de l’argent dès que les prix de l’énergie augmentent.
Acomptes : le locataire verse chaque mois une avance, un décompte est établi à la fin de la période, et le locataire paie la différence ou est remboursé. Le bailleur ne supporte aucun risque sur les coûts, mais doit établir chaque année un décompte avec toutes les pièces justificatives et permettre au locataire, sur demande, de consulter les pièces originales. Les montants des acomptes doivent être réalistes : qui fixe délibérément des acomptes trop bas pour rendre le loyer brut attrayant risque de voir sa demande de paiement complémentaire réduite devant l’autorité de conciliation.
Forfait : le locataire paie un montant fixe, qui doit se baser sur la moyenne des trois dernières années. Il n’y a ni décompte ni paiement complémentaire ; si les coûts augmentent, c’est le bailleur qui les supporte, jusqu’à ce qu’il adapte le forfait au moyen de la formule officielle pour le prochain terme de résiliation. Si les coûts baissent, le locataire peut demander une réduction. Le forfait convient aux petits objets aux coûts stables, par exemple une maison individuelle louée dont le locataire paie lui-même l’électricité et l’eau aux services industriels et où il ne reste que les taxes de base.
Forme mixte : souvent, le chauffage et l’eau chaude sont facturés par acomptes, le reste au forfait. C’est admis, pour autant que le bail le prévoie. Ici aussi, l’essentiel est le suivant : ce qui n’est pas convenu comme frais accessoires est à la charge du bailleur, qui le paie avec le loyer.
Clé de répartition : surface habitable, personnes, consommation
Lorsqu’il y a plusieurs logements, les coûts totaux doivent être répartis. La clé doit être appropriée et appliquée de la même manière à tous les locataires ; elle doit figurer dans le bail ou dans le règlement de maison.
Selon la surface ou les unités de pièces : la norme pour les frais de chauffage sans mesure de la consommation, la conciergerie, l’électricité des parties communes et l’entretien du jardin. Les unités de pièces pondèrent chambres, cuisine, salle de bains et locaux annexes ; la surface en mètres carrés est plus simple et tout aussi admise.
Selon le nombre de personnes : judicieux pour l’eau, les eaux usées, les ordures et l’eau chaude, lorsqu’il n’y a pas de compteurs. Inconvénient : le bailleur doit connaître le nombre d’occupants et le mettre à jour en cas de changement ; les visiteurs et les absences temporaires donnent lieu à des discussions.
Selon la consommation : avec des compteurs de chaleur ou des répartiteurs de frais de chauffage, le décompte est individuel. Le décompte des frais de chauffage selon la consommation est obligatoire dans de nombreux cantons pour les nouvelles constructions comptant plusieurs unités d’utilisation, facultatif dans les bâtiments existants. L’usage est une répartition de 60 à 70 % selon la consommation et de 30 à 40 % selon la surface, afin que les logements en position exposée ne soient pas désavantagés. Le relevé par une entreprise de mesure coûte, par logement et par an, un montant à deux chiffres et peut être facturé comme frais accessoires.
Vacance et usage personnel : si un logement est vacant ou si le bailleur l’habite lui-même, il supporte lui-même sa part des frais accessoires. Les coûts ne peuvent pas être reportés sur les autres locataires. Cela vaut aussi pour la part d’un concierge qui vit dans un logement de service.
Délais, consultation des pièces, prescription et paiements complémentaires
La loi ne fixe aucun délai pour le décompte des frais accessoires ; la pratique des autorités de conciliation, elle, en fixe un.
Délai de décompte : on considère comme raisonnable que le décompte parvienne au locataire dans les six mois suivant la fin de la période de décompte ; de nombreux baux et les formules de bail des associations de propriétaires le prévoient. Qui attend plus longtemps ne perd pas son droit, mais le locataire peut exiger le décompte, au besoin par l’intermédiaire de l’autorité de conciliation, et retenir ses acomptes jusque-là.
Consultation des pièces justificatives : le locataire a le droit de consulter toutes les pièces justificatives originales sur lesquelles repose le décompte : factures, décomptes de salaire du concierge, contrats avec les entreprises de service, clés de répartition de tous les logements. La consultation se fait sur place ou par copie ; les copies peuvent être facturées au prix coûtant. Si le bailleur refuse la consultation, le locataire n’a pas à verser le complément réclamé.
Prescription : les créances de frais accessoires se prescrivent par cinq ans. Le locataire peut faire valoir des erreurs dans un décompte, même rétroactivement, pour cette durée ; le bailleur peut réclamer après coup des postes oubliés dans le même délai, mais il ne trouvera guère de compréhension devant l’autorité de conciliation s’il arrive avec une correction des années plus tard.
Départ en cours de période : si un locataire déménage, le décompte se fait au prorata, pour les frais de chauffage souvent avec une pondération selon les degrés-jours de chauffage, car un mois d’hiver coûte plus qu’un mois d’été. Le décompte est établi à la fin de la période ordinaire, non au moment du départ ; le locataire sortant reçoit alors sa part. Une partie de la garantie de loyer peut être retenue jusqu’au décompte, mais seulement à hauteur du paiement complémentaire prévisible.
Structure d’un décompte qui tient devant l’autorité de conciliation
Un bon décompte est compréhensible pour le locataire sans qu’il doive poser de questions. Il comprend les parties suivantes :
- En-tête : immeuble, logement, locataire, période de décompte, date, expéditeur avec coordonnées.
- Coûts totaux de l’immeuble : chaque type de frais sur une ligne séparée avec son montant, en distinguant d’une part le chauffage et l’eau chaude, d’autre part les autres frais d’exploitation.
- Clé de répartition : surface totale, nombre total de personnes ou consommation totale de l’immeuble et part de ce logement, en chiffres et en pour cent.
- Part du locataire : la part par type de frais, sous-total chauffage et eau chaude, sous-total frais d’exploitation, honoraires administratifs.
- Acomptes versés avec les mois et le total.
- Solde : paiement complémentaire ou avoir, délai de paiement de 30 jours, mention du droit de consulter les pièces justificatives, en précisant où et quand.
- Nouveau montant des acomptes pour la période suivante, s’il est adapté ; une augmentation des acomptes peut être communiquée sans formule officielle, car elle ne modifie pas le loyer, ce qui n’est pas le cas d’une augmentation du forfait.
Honoraires administratifs : pour l’établissement du décompte de chauffage et de frais accessoires, le bailleur peut facturer des honoraires ; il est d’usage de compter jusqu’à 3 % des frais de chauffage et d’eau chaude et, dans certains cantons, un taux similaire sur les autres frais d’exploitation. Ces honoraires doivent figurer comme poste dans le bail. Les honoraires d’une gérance externe pour l’ensemble de l’immeuble ne sont pas des frais accessoires.
Exemple d’un immeuble de trois logements à Sissach, période du 1er juillet au 30 juin : mazout CHF 6’400, service, ramonage et révision de la citerne CHF 980, électricité du brûleur CHF 220, part de l’eau chaude comprise ; frais d’exploitation : conciergerie et entretien du jardin CHF 3’600, électricité des parties communes CHF 540, eau et eaux usées CHF 2’100, taxe de base sur les déchets CHF 420, abonnement de service machine à laver CHF 190. Répartition selon la surface, le logement du premier étage a 95 des 280 m², soit 33,9 %. Part chauffage CHF 2’579, frais d’exploitation CHF 2’324, honoraires administratifs 3 % sur le chauffage CHF 77, total CHF 4’980. Acomptes payés 12 × CHF 380 = CHF 4’560, paiement complémentaire CHF 420. Nouvel acompte dès juillet CHF 420. Ce décompte tient sur une page A4, et c’est exactement ainsi qu’il doit être.
Qui ne veut pas s’infliger le décompte annuel le fait faire : nous établissons des décomptes de frais accessoires pour les propriétaires du Baselbiet et, sur demande, reprenons toute la gérance. Ce que les bailleurs doivent encore savoir, vous le lirez dans nos guides pour bien fixer le loyer et pour décider s’il vaut mieux vendre ou louer.
Questions sur ce thème.
Quels frais accessoires le bailleur peut-il facturer en Suisse ?
Uniquement les frais liés à l’usage de la chose louée qui sont convenus individuellement dans le bail : chauffage et eau chaude, conciergerie, électricité des parties communes, eau et eaux usées, taxes sur les déchets, entretien du jardin, ascenseur, abonnements de service, téléréseau et les honoraires administratifs pour le décompte. Les réparations, remplacements, assurances, impôts et intérêts hypothécaires ne sont jamais des frais accessoires.
Dans quel délai le décompte des frais accessoires doit-il être disponible ?
La loi ne fixe aucun délai. Six mois après la fin de la période de décompte sont considérés comme raisonnables. Si le bailleur est en retard, il ne perd pas son droit, mais le locataire peut exiger le décompte et retenir ses paiements jusque-là. Les demandes de paiement complémentaire se prescrivent par cinq ans.
Que se passe-t-il si le bailleur n’établit pas de décompte des frais accessoires ?
En cas d’acomptes, le locataire a droit à un décompte annuel et peut l’exiger par l’intermédiaire de l’autorité de conciliation. Sans décompte, il n’a pas à effectuer de paiement complémentaire ; si les acomptes dépassent les coûts effectifs, il peut réclamer la différence.
Puis-je facturer des honoraires administratifs dans le décompte des frais accessoires ?
Oui, s’ils sont convenus comme poste dans le bail. Il est d’usage de compter jusqu’à 3 % des frais de chauffage et d’eau chaude, et dans certains cantons un taux similaire sur les frais d’exploitation. Les honoraires de gérance généraux de l’immeuble n’ont pas leur place dans les frais accessoires.
Le locataire peut-il voir les pièces justificatives du décompte des frais accessoires ?
Oui, il a le droit de consulter toutes les pièces justificatives originales et les clés de répartition, sur place ou sous forme de copies au prix coûtant. Si le bailleur refuse la consultation, le locataire peut refuser le paiement complémentaire.
Comment les frais accessoires sont-ils répartis en cas de vacance ?
La part d’un logement vacant ou utilisé par le bailleur lui-même est à la charge du bailleur. Elle ne peut pas être répartie sur les autres locataires ; la clé de répartition reste rapportée à l’ensemble de l’immeuble.
Vous voulez confier votre décompte des frais accessoires ?
Pour les propriétaires du Baselbiet, nous établissons le décompte annuel de chauffage et de frais accessoires, vérifions vos baux et, sur demande, reprenons la gérance.
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