Conteggio delle spese accessorie in Svizzera: cosa possono addebitare i locatori, termini, chiavi di ripartizione e struttura
- Cosa deve contenere il contratto di locazione
- Quali costi sono ammessi e quali no
- Acconti o forfait: vantaggi e svantaggi
- Chiave di ripartizione: superficie abitabile, persone, consumo
- Termini, consultazione, prescrizione e conguagli
- Struttura di un conteggio che regge davanti all’autorità di conciliazione
Chi dà in locazione un appartamento o una casa fa una volta all’anno il conteggio delle spese accessorie, e quasi ogni conteggio contiene un errore: costi che non sono mai stati pattuiti, riparazioni invece di manutenzione, un onorario amministrativo senza base, una chiave di ripartizione che non figura da nessuna parte. Ne seguono richieste di chiarimento, conguagli rifiutati e, nel peggiore dei casi, un’udienza davanti all’autorità di conciliazione. Questa guida spiega le regole per i locatori privati in Svizzera: quali spese accessorie si possono davvero conteggiare, cosa deve contenere il contratto di locazione, come si ripartiscono le spese di riscaldamento e d’esercizio, quali termini valgono, a quanto può ammontare l’onorario amministrativo e come si presenta, riga per riga, un conteggio fatto bene. Con un esempio tratto da una casa trifamiliare nel Baselbiet.
In breve
- Le spese accessorie si possono conteggiare solo se sono pattuite espressamente e singolarmente nel contratto di locazione; ciò che non vi è elencato si considera compreso nella pigione netta
- Si conteggiano i costi effettivi per l’uso della cosa locata: riscaldamento, acqua calda, custode, elettricità delle parti comuni, acqua e acque di scarico, rifiuti, manutenzione del giardino, ascensore e abbonamenti di manutenzione; non riparazioni, sostituzioni, assicurazioni, imposte o interessi sul capitale
- Con gli acconti il conteggio va fatto ogni anno e gli inquilini hanno il diritto di consultare tutti i giustificativi; con un forfait non c’è alcun conteggio, ma in compenso il rischio è a carico del locatore
- Chiave di ripartizione in base alla superficie abitabile, alle unità di locale, alle persone o al consumo misurato; gli appartamenti sfitti sono a carico del locatore
- Per l’amministrazione delle spese di riscaldamento e accessorie si può addebitare un onorario, di solito fino al 3 % delle spese di riscaldamento; il conteggio dovrebbe essere disponibile entro sei mesi dalla fine del periodo, le richieste di conguaglio si prescrivono in cinque anni
Cosa deve contenere il contratto di locazione
La regola più importante si trova all’articolo 257a del Codice delle obbligazioni: l’inquilino deve le spese accessorie solo se le ha convenute specificamente con il locatore. In mancanza di un accordo sono comprese nella pigione.
Convenute specificamente significa, in pratica: elencate una per una. Un contratto di locazione che indica soltanto «spese accessorie CHF 200 in acconto» a rigore non consente di conteggiare nemmeno una voce, perché non è chiaro quali. I tribunali esigono che l’inquilino, alla conclusione del contratto, possa capire quali tipi di costi dovrà sostenere. Per questo in ogni contratto vanno indicate le voci concrete: riscaldamento, acqua calda, servizio di custodia, elettricità delle parti comuni, acqua e acque di scarico, tassa base sui rifiuti, manutenzione del giardino, ascensore, abbonamenti di manutenzione, rete via cavo o allacciamento TV, costi amministrativi per il conteggio delle spese accessorie. Il rinvio alle «solite spese accessorie» o a condizioni generali non basta, a meno che le condizioni non elenchino le voci e non facciano parte integrante del contratto.
In secondo luogo il contratto deve indicare come si paga: in acconto, cioè con pagamenti anticipati e conteggio annuale, oppure a forfait, cioè con un importo fisso senza conteggio. In terzo luogo, in caso di acconti, dovrebbe essere indicato il periodo di conteggio, di solito dal 1° luglio al 30 giugno oppure l’anno civile, insieme alla chiave di ripartizione. Chi ha un vecchio contratto in cui tutto ciò manca non può semplicemente introdurre le spese accessorie: una nuova voce di spese accessorie è una modifica unilaterale del contratto a sfavore dell’inquilino e va notificata con il modulo ufficiale per il prossimo termine di disdetta, come un aumento della pigione. Maggiori informazioni nella guida su come calcolare l’aumento della pigione.
Quali costi sono ammessi e quali no
Per legge, le spese accessorie sono gli esborsi effettivi del locatore per prestazioni connesse con l’uso della cosa locata. Tutto ciò che conserva o aumenta il valore della casa non ne fa parte; questo il locatore lo paga con la pigione.
Ammessi, se pattuiti: combustibile ed energia per riscaldamento e acqua calda, elettricità per bruciatore e pompe, manutenzione e servizio del riscaldamento, spazzacamino, pulizia della cisterna, controllo della combustione, decalcificazione del boiler, tasse per l’acqua e le acque di scarico, tasse base sui rifiuti, elettricità delle parti comuni per vano scale, cantina e illuminazione esterna, salario del custode e oneri sociali per pulizia e manutenzione del giardino, sgombero della neve, servizio ed elettricità dell’ascensore, abbonamenti di manutenzione per lavatrice, asciugatrice e ventilazione, canoni per cavo e televisione, rilevamento dei consumi da parte di una ditta di misurazione e l’onorario amministrativo per il conteggio delle spese accessorie.
Non ammessi, anche se figurano nel contratto: riparazioni e sostituzione di apparecchi e impianti, rinnovo del riscaldamento, ammortamenti, assicurazione stabili e assicurazione di responsabilità civile, imposte immobiliari e tasse a carico del proprietario, interessi ipotecari, onorario di amministrazione per lo stabile nel suo insieme, spese legali e d’incasso, costi degli sfitti. Queste voci sono costi della cosa stessa e sono compensate dalla pigione netta. Se vengono comunque conteggiate, l’inquilino può stralciarle, anche anni dopo.
Nei casi limite decide lo scopo: il servizio annuale del riscaldamento è una spesa accessoria, la sostituzione della pompa di circolazione no. La manutenzione del giardino è una spesa accessoria, l’abbattimento di un albero malato no. Il custode che pulisce e taglia il prato è una spesa accessoria; il custode che esegue riparazioni lo è solo per la parte che è manutenzione, il che rende necessaria una ripartizione del suo salario.
Acconti o forfait: vantaggi e svantaggi
I locatori privati scelgono spesso il forfait perché non vogliono fare il conteggio. Questo fa risparmiare lavoro, ma costa denaro non appena i prezzi dell’energia aumentano.
Acconti: l’inquilino versa ogni mese un anticipo, alla fine del periodo si fa il conteggio e l’inquilino paga la differenza o riceve un rimborso. Il locatore non corre alcun rischio sui costi, ma deve allestire ogni anno un conteggio con tutti i giustificativi e, su richiesta, permettere all’inquilino di consultare i giustificativi originali. Gli importi degli acconti devono essere realistici: chi fissa di proposito acconti troppo bassi per far apparire attraente la pigione lorda rischia che la richiesta di conguaglio venga ridotta davanti all’autorità di conciliazione.
Forfait: l’inquilino paga un importo fisso, che deve basarsi sulla media degli ultimi tre anni. Non c’è né conteggio né conguaglio; se i costi aumentano, sono a carico del locatore finché questi non adegua il forfait con il modulo ufficiale per il prossimo termine di disdetta. Se i costi diminuiscono, l’inquilino può chiederne la riduzione. Il forfait è adatto a piccoli oggetti con costi stabili, ad esempio una casa unifamiliare data in locazione in cui l’inquilino paga elettricità e acqua direttamente all’azienda fornitrice e restano solo le tasse di base.
Forma mista: spesso riscaldamento e acqua calda sono in acconto, il resto a forfait. È ammesso, purché il contratto lo preveda. Anche qui è importante: ciò che non è pattuito come spesa accessoria è a carico del locatore, che lo paga con la pigione.
Chiave di ripartizione: superficie abitabile, persone, consumo
Se gli appartamenti sono più d’uno, i costi totali vanno ripartiti. La chiave deve essere oggettivamente adeguata e applicata allo stesso modo a tutti gli inquilini; va indicata nel contratto o nel regolamento della casa.
In base alla superficie o alle unità di locale: lo standard per le spese di riscaldamento senza misurazione dei consumi, il custode, l’elettricità delle parti comuni e la manutenzione del giardino. Le unità di locale ponderano camere, cucina, bagno e locali accessori; la superficie in metri quadrati è più semplice e altrettanto ammessa.
In base alle persone: indicata per acqua, acque di scarico, rifiuti e acqua calda, se non ci sono contatori. Svantaggio: il locatore deve conoscere il numero di occupanti e aggiornarlo in caso di cambiamenti; ospiti e assenze temporanee danno adito a discussioni.
In base al consumo: con contatori di calore o ripartitori delle spese di riscaldamento il conteggio è individuale. Il conteggio delle spese di riscaldamento in base al consumo è obbligatorio in molti cantoni per le nuove costruzioni con più unità d’uso, facoltativo negli edifici esistenti. Di solito si ripartisce dal 60 al 70 % in base al consumo e dal 30 al 40 % in base alla superficie, affinché gli appartamenti in posizione esposta non siano svantaggiati. Il rilevamento da parte di una ditta di misurazione costa, per appartamento e anno, un importo a due cifre e può essere addebitato come spesa accessoria.
Sfitto e uso proprio: se un appartamento è sfitto o il locatore lo abita personalmente, la sua quota di spese accessorie è a carico del locatore stesso. I costi non possono essere riversati sugli altri inquilini. Lo stesso vale per la quota di un custode che vive in un alloggio di servizio.
Termini, consultazione, prescrizione e conguagli
La legge non fissa alcun termine per il conteggio delle spese accessorie, la prassi delle autorità di conciliazione sì.
Termine per il conteggio: si considera adeguato che il conteggio arrivi all’inquilino entro sei mesi dalla fine del periodo di conteggio; molti contratti e i contratti tipo delle associazioni dei proprietari fondiari lo prevedono. Chi aspetta più a lungo non perde il diritto, ma l’inquilino può esigere il conteggio, se necessario tramite l’autorità di conciliazione, e trattenere fino ad allora i suoi acconti.
Consultazione dei giustificativi: l’inquilino ha il diritto di consultare tutti i giustificativi originali su cui si basa il conteggio: fatture, conteggi salariali del custode, contratti con le ditte di servizio, le chiavi di ripartizione di tutti gli appartamenti. La consultazione avviene sul posto o tramite copia; le copie possono essere addebitate a prezzo di costo. Se il locatore rifiuta la consultazione, l’inquilino non deve pagare il conguaglio richiesto.
Prescrizione: i crediti per spese accessorie si prescrivono in cinque anni. L’inquilino può far valere errori in un conteggio anche retroattivamente per questo periodo; il locatore può chiedere entro lo stesso termine il pagamento di voci dimenticate, ma davanti all’autorità di conciliazione difficilmente troverà comprensione se si presenta con una correzione anni dopo.
Trasloco durante il periodo: se un inquilino trasloca, il conteggio si fa pro rata, per le spese di riscaldamento spesso con una ponderazione secondo i gradi giorno, perché un mese invernale costa più di un mese estivo. Il conteggio si fa alla fine del periodo ordinario, non al momento del trasloco; l’inquilino uscente riceve allora la sua quota. Una parte del deposito di garanzia può essere trattenuta fino al conteggio, ma solo per l’importo del conguaglio prevedibile.
Struttura di un conteggio che regge davanti all’autorità di conciliazione
Un buon conteggio è comprensibile per l’inquilino senza che debba chiedere spiegazioni. Contiene queste parti:
- Intestazione: stabile, appartamento, inquilino, periodo di conteggio, data, mittente con recapito.
- Costi totali dello stabile: ogni tipo di costo su una riga a sé con l’importo, distinguendo da un lato riscaldamento e acqua calda e dall’altro le altre spese d’esercizio.
- Chiave di ripartizione: superficie totale, numero totale di persone o consumo totale dello stabile e la quota di questo appartamento, in cifre e in percentuale.
- Quota dell’inquilino: la quota per ogni tipo di costo, subtotale riscaldamento e acqua calda, subtotale spese d’esercizio, onorario amministrativo.
- Acconti versati con indicazione dei mesi e del totale.
- Saldo: conguaglio da pagare o credito, termine di pagamento 30 giorni, richiamo al diritto di consultare i giustificativi, precisando dove e quando.
- Nuovo importo degli acconti per il periodo successivo, se viene adeguato; un aumento degli acconti può essere comunicato senza modulo, perché non modifica la pigione, un aumento del forfait invece no.
Onorario amministrativo: per l’allestimento del conteggio delle spese di riscaldamento e accessorie il locatore può addebitare un onorario; è usuale fino al 3 % delle spese di riscaldamento e acqua calda e, in alcuni cantoni, un’aliquota simile sulle altre spese d’esercizio. Deve figurare nel contratto come voce. L’onorario di un’amministrazione esterna per l’intero stabile non è una spesa accessoria.
Esempio casa trifamiliare a Sissach, periodo dal 1° luglio al 30 giugno: olio combustibile CHF 6’400, servizio, spazzacamino e revisione della cisterna CHF 980, elettricità del bruciatore CHF 220, quota acqua calda inclusa; spese d’esercizio: custode e manutenzione del giardino CHF 3’600, elettricità delle parti comuni CHF 540, acqua e acque di scarico CHF 2’100, tassa base sui rifiuti CHF 420, abbonamento di manutenzione lavatrice CHF 190. Ripartizione in base alla superficie, l’appartamento al primo piano ha 95 su 280 m², ossia il 33,9 %. Quota riscaldamento CHF 2’579, spese d’esercizio CHF 2’324, onorario amministrativo 3 % sul riscaldamento CHF 77, totale CHF 4’980. Acconti versati 12 × CHF 380 = CHF 4’560, conguaglio CHF 420. Nuovo acconto da luglio CHF 420. Questo conteggio sta su una pagina A4, ed è esattamente così che deve essere.
Chi non vuole sobbarcarsi il conteggio annuale lo fa fare: allestiamo conteggi delle spese accessorie per proprietari nel Baselbiet e, se lo desiderate, ci occupiamo dell’intera gestione. Cos’altro devono considerare i locatori lo leggete nelle guide su come fissare correttamente la pigione e se vendere o affittare.
Domande su questo tema.
Quali spese accessorie può addebitare il locatore in Svizzera?
Solo i costi per l’uso della cosa locata pattuiti singolarmente nel contratto di locazione: riscaldamento e acqua calda, custode, elettricità delle parti comuni, acqua e acque di scarico, tasse sui rifiuti, manutenzione del giardino, ascensore, abbonamenti di manutenzione, rete via cavo e l’onorario amministrativo per il conteggio. Riparazioni, sostituzioni, assicurazioni, imposte e interessi ipotecari non sono mai spese accessorie.
Entro quando deve essere pronto il conteggio delle spese accessorie?
La legge non fissa alcun termine. Sono considerati adeguati sei mesi dalla fine del periodo di conteggio. Se il locatore è in ritardo non perde il diritto, ma l’inquilino può esigere il conteggio e trattenere fino ad allora i pagamenti. Le richieste di conguaglio si prescrivono in cinque anni.
Cosa succede se il locatore non allestisce il conteggio delle spese accessorie?
Con gli acconti l’inquilino ha diritto a un conteggio annuale e può farlo valere tramite l’autorità di conciliazione. Senza conteggio non deve pagare alcun conguaglio; se gli acconti superano i costi effettivi, può chiedere la restituzione della differenza.
Posso addebitare un onorario amministrativo nel conteggio delle spese accessorie?
Sì, se è pattuito come voce nel contratto di locazione. È usuale fino al 3 % delle spese di riscaldamento e acqua calda, in alcuni cantoni un’aliquota simile sulle spese d’esercizio. L’onorario generale di amministrazione dello stabile non rientra nelle spese accessorie.
L’inquilino può vedere i giustificativi del conteggio delle spese accessorie?
Sì, ha diritto di consultare tutti i giustificativi originali e le chiavi di ripartizione, sul posto o tramite copie a prezzo di costo. Se il locatore rifiuta la consultazione, l’inquilino può rifiutare il conguaglio.
Come si ripartiscono le spese accessorie in caso di sfitto?
La quota di un appartamento sfitto o utilizzato dal locatore stesso è a carico del locatore. Non può essere ripartita sugli altri inquilini; la chiave di ripartizione resta riferita all’intero stabile.
Volete delegare il conteggio delle spese accessorie?
Per i proprietari nel Baselbiet allestiamo il conteggio annuale delle spese di riscaldamento e accessorie, verifichiamo i vostri contratti di locazione e, se lo desiderate, ci occupiamo della gestione.
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