Nebenkostenabrechnung in der Schweiz: Was Vermieter abrechnen dürfen, Fristen, Verteilschlüssel und Aufbau
Wer eine Wohnung oder ein Haus vermietet, rechnet einmal im Jahr die Nebenkosten ab, und fast jede dieser Abrechnungen enthält einen Fehler: Kosten, die gar nicht vereinbart wurden, Reparaturen statt Unterhalt, ein Verwaltungshonorar ohne Grundlage, ein Verteilschlüssel, der nirgends steht. Die Folge sind Rückfragen, verweigerte Nachzahlungen und im schlechtesten Fall ein Termin bei der Schlichtungsbehörde. Dieser Ratgeber erklärt die Regeln für private Vermieter in der Schweiz: welche Nebenkosten überhaupt abgerechnet werden dürfen, was im Mietvertrag stehen muss, wie Heiz- und Betriebskosten verteilt werden, welche Fristen gelten, wie hoch das Verwaltungshonorar sein darf und wie eine saubere Abrechnung Zeile für Zeile aussieht. Mit einem Beispiel aus einem Dreifamilienhaus im Baselbiet.
Kurz & knapp
- Nebenkosten dürfen nur abgerechnet werden, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich und einzeln vereinbart sind; was nicht aufgeführt ist, gilt mit dem Nettomietzins als abgegolten
- Abgerechnet werden tatsächliche Kosten für den Gebrauch der Sache: Heizung, Warmwasser, Hauswart, Allgemeinstrom, Wasser und Abwasser, Kehricht, Gartenpflege, Lift und Serviceabonnemente; nicht Reparaturen, Ersatz, Versicherungen, Steuern oder Kapitalzinsen
- Bei Akontozahlungen muss jährlich abgerechnet werden, mit Einsichtsrecht der Mieter in alle Belege; bei einer Pauschale gibt es keine Abrechnung, dafür trägt der Vermieter das Risiko
- Verteilschlüssel nach Wohnfläche, Raumeinheiten, Personen oder gemessenem Verbrauch; leerstehende Wohnungen gehen zulasten des Vermieters
- Für die Verwaltung der Heiz- und Nebenkosten darf ein Honorar von üblicherweise bis 3 % der Heizkosten verrechnet werden; die Abrechnung sollte innert sechs Monaten nach Periodenende vorliegen, Nachforderungen verjähren nach fünf Jahren
Was im Mietvertrag stehen muss
Die wichtigste Regel steht in Artikel 257a des Obligationenrechts: Nebenkosten schuldet der Mieter nur, wenn er sie mit dem Vermieter besonders vereinbart hat. Ohne Vereinbarung sind sie im Mietzins inbegriffen.
Besonders vereinbart heisst in der Praxis: einzeln aufgezählt. Ein Mietvertrag, der nur «Nebenkosten CHF 200 akonto» sagt, erlaubt streng genommen die Abrechnung keiner einzigen Position, weil nicht klar ist, welche. Die Gerichte verlangen, dass der Mieter beim Vertragsschluss erkennen kann, welche Kostenarten auf ihn zukommen. Deshalb gehören in jeden Vertrag die konkreten Positionen: Heizung, Warmwasser, Hauswartung, Allgemeinstrom, Wasser und Abwasser, Kehrichtgrundgebühr, Gartenunterhalt, Lift, Serviceabonnemente, Kabelnetz oder Fernsehanschluss, Verwaltungskosten für die Nebenkostenabrechnung. Der Verweis auf «die üblichen Nebenkosten» oder auf Allgemeine Bedingungen genügt nicht, es sei denn, die Bedingungen zählen die Positionen auf und sind Vertragsbestandteil.
Zweitens muss der Vertrag sagen, wie bezahlt wird: Akonto, also Vorauszahlung mit jährlicher Abrechnung, oder Pauschale, also ein fixer Betrag ohne Abrechnung. Drittens, bei Akonto, sollte die Abrechnungsperiode genannt sein, üblicherweise 1. Juli bis 30. Juni oder das Kalenderjahr, zusammen mit dem Verteilschlüssel. Wer einen alten Vertrag hat, in dem das fehlt, kann die Nebenkosten nicht einfach einführen: Eine neue Nebenkostenposition ist eine einseitige Vertragsänderung zulasten des Mieters und muss mit dem amtlichen Formular auf den nächsten Kündigungstermin mitgeteilt werden, wie eine Mietzinserhöhung. Mehr dazu im Ratgeber Mietzinserhöhung berechnen.
Welche Kosten erlaubt sind und welche nicht
Nebenkosten sind nach Gesetz die tatsächlichen Aufwendungen des Vermieters für Leistungen, die mit dem Gebrauch der Sache zusammenhängen. Alles, was den Wert des Hauses erhält oder vermehrt, gehört nicht dazu; das zahlt der Vermieter aus dem Mietzins.
Zulässig, wenn vereinbart: Brennstoff und Energie für Heizung und Warmwasser, Strom für Brenner und Pumpen, Wartung und Service der Heizung, Kaminfeger, Tankreinigung, Abgaskontrolle, Entkalkung des Boilers, Wasser- und Abwassergebühren, Kehrichtgrundgebühren, Allgemeinstrom für Treppenhaus, Keller und Aussenbeleuchtung, Hauswartlohn und Sozialabgaben für Reinigung und Gartenpflege, Schneeräumung, Liftservice und Liftstrom, Serviceabonnemente für Waschmaschine, Tumbler und Lüftung, Kabel- und Fernsehgebühren, Verbrauchserfassung durch ein Messdienstunternehmen und das Verwaltungshonorar für die Nebenkostenabrechnung.
Nicht zulässig, auch wenn es im Vertrag steht: Reparaturen und Ersatz von Geräten und Anlagen, Erneuerung der Heizung, Amortisationen, Gebäudeversicherung und Haftpflichtversicherung, Liegenschaftssteuern und Gebühren des Eigentümers, Hypothekarzinsen, Verwaltungshonorar für die Liegenschaft insgesamt, Anwalts- und Inkassokosten, Leerstandskosten. Solche Posten sind Kosten der Sache selbst und mit dem Nettomietzins abgegolten. Werden sie trotzdem abgerechnet, kann der Mieter sie streichen, auch Jahre später.
Grenzfälle entscheidet der Zweck: Der jährliche Service der Heizung ist Nebenkosten, der Ersatz der Umwälzpumpe nicht. Die Gartenpflege ist Nebenkosten, das Fällen eines kranken Baums nicht. Der Hauswart, der putzt und den Rasen mäht, ist Nebenkosten; der Hauswart, der Reparaturen ausführt, nur für den Teil, der Unterhalt ist, was eine Aufteilung seines Lohns nötig macht.
Akonto oder Pauschale: Vor- und Nachteile
Private Vermieter wählen oft die Pauschale, weil sie keine Abrechnung machen wollen. Das spart Arbeit, kostet aber Geld, sobald die Energiepreise steigen.
Akonto: Der Mieter zahlt monatlich einen Vorschuss, am Ende der Periode wird abgerechnet, der Mieter zahlt nach oder erhält zurück. Der Vermieter trägt kein Kostenrisiko, muss aber jährlich eine Abrechnung mit allen Belegen erstellen und dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Originalbelege geben. Die Akontobeträge müssen realistisch sein: Wer bewusst zu tiefe Akontozahlungen ansetzt, um den Bruttomietzins attraktiv erscheinen zu lassen, riskiert, dass die Nachforderung vor der Schlichtungsbehörde gekürzt wird.
Pauschale: Der Mieter zahlt einen festen Betrag, der sich am Durchschnitt der letzten drei Jahre orientieren muss. Es gibt keine Abrechnung und keine Nachzahlung; steigen die Kosten, trägt sie der Vermieter, bis er die Pauschale auf den nächsten Kündigungstermin mit amtlichem Formular anpasst. Sinken die Kosten, kann der Mieter eine Senkung verlangen. Die Pauschale eignet sich für kleine Objekte mit stabilen Kosten, zum Beispiel ein vermietetes Einfamilienhaus, in dem der Mieter Strom und Wasser selbst beim Werk bezahlt und nur die Grundgebühren übrig bleiben.
Mischform: Häufig ist Heizung und Warmwasser akonto, der Rest pauschal. Das ist zulässig, solange der Vertrag es so sagt. Wichtig ist auch hier: Was nicht als Nebenkosten vereinbart ist, trägt der Vermieter aus dem Mietzins.
Verteilschlüssel: Wohnfläche, Personen, Verbrauch
Bei mehreren Wohnungen müssen die Gesamtkosten verteilt werden. Der Schlüssel muss sachgerecht sein und für alle Mieter gleich angewendet werden; er gehört in den Vertrag oder in die Hausordnung.
Nach Fläche oder Raumeinheiten: Der Standard für Heizkosten ohne Verbrauchsmessung, Hauswart, Allgemeinstrom und Gartenpflege. Raumeinheiten gewichten Zimmer, Küche, Bad und Nebenräume; die Fläche in Quadratmetern ist einfacher und ebenso zulässig.
Nach Personen: Sinnvoll für Wasser, Abwasser, Kehricht und Warmwasser, wenn keine Zähler vorhanden sind. Nachteil: Der Vermieter muss die Belegung kennen und bei Änderungen nachführen; Besucher und zeitweise Abwesenheiten geben Diskussionen.
Nach Verbrauch: Mit Wärmezählern oder Heizkostenverteilern wird individuell abgerechnet. Die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung ist für Neubauten mit mehreren Nutzeinheiten in vielen Kantonen vorgeschrieben, im Altbau freiwillig. Üblich ist eine Aufteilung von 60 bis 70 % nach Verbrauch und 30 bis 40 % nach Fläche, damit Wohnungen in Randlage nicht benachteiligt sind. Die Erfassung durch ein Messdienstunternehmen kostet pro Wohnung und Jahr einen zweistelligen Betrag und darf als Nebenkosten verrechnet werden.
Leerstand und Eigennutzung: Steht eine Wohnung leer oder bewohnt der Vermieter sie selbst, trägt er ihren Anteil an den Nebenkosten selbst. Die Kosten dürfen nicht auf die übrigen Mieter überwälzt werden. Das gilt auch für den Anteil eines Hauswarts, der in einer Dienstwohnung lebt.
Fristen, Einsicht, Verjährung und Nachforderung
Das Gesetz nennt keine Frist für die Nebenkostenabrechnung, die Praxis der Schlichtungsbehörden schon.
Abrechnungsfrist: Als angemessen gilt, dass die Abrechnung innert sechs Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode beim Mieter ist; viele Verträge und die Formularverträge der Hauseigentümerverbände halten das fest. Wer länger wartet, verliert den Anspruch nicht, aber der Mieter kann die Abrechnung einfordern, notfalls über die Schlichtungsbehörde, und seine Akontozahlungen bis dahin zurückbehalten.
Einsicht in die Belege: Der Mieter hat das Recht, alle Originalbelege einzusehen, die der Abrechnung zugrunde liegen: Rechnungen, Lohnabrechnungen des Hauswarts, Verträge mit Serviceunternehmen, die Verteilschlüssel aller Wohnungen. Einsicht heisst vor Ort oder per Kopie; Kopien dürfen zu den Selbstkosten verrechnet werden. Verweigert der Vermieter die Einsicht, muss der Mieter die Nachforderung nicht bezahlen.
Verjährung: Nebenkostenforderungen verjähren nach fünf Jahren. Der Mieter kann Fehler in einer Abrechnung auch rückwirkend für diese Zeit geltend machen; der Vermieter kann vergessene Positionen innert derselben Frist nachfordern, wird vor der Schlichtungsbehörde aber kaum Verständnis finden, wenn er Jahre später mit einer Korrektur kommt.
Auszug während der Periode: Zieht ein Mieter aus, wird pro rata abgerechnet, bei Heizkosten oft mit Gewichtung nach Heizgradtagen, weil ein Wintermonat mehr kostet als ein Sommermonat. Die Abrechnung erfolgt am Ende der ordentlichen Periode, nicht beim Auszug; der ausgezogene Mieter erhält dann seinen Anteil. Ein Teil der Mietkaution darf bis zur Abrechnung zurückbehalten werden, aber nur in der Höhe der zu erwartenden Nachzahlung.
Aufbau einer Abrechnung, die vor der Schlichtungsbehörde hält
Eine gute Abrechnung ist für den Mieter nachvollziehbar, ohne dass er nachfragen muss. Sie enthält diese Teile:
- Kopf: Liegenschaft, Wohnung, Mieter, Abrechnungsperiode, Datum, Absender mit Kontakt.
- Gesamtkosten der Liegenschaft: jede Kostenart auf einer eigenen Zeile mit Betrag, getrennt nach Heizung und Warmwasser einerseits und übrigen Betriebskosten andererseits.
- Verteilschlüssel: Gesamtfläche, Gesamtpersonen oder Gesamtverbrauch der Liegenschaft und der Anteil dieser Wohnung, als Zahl und in Prozent.
- Anteil des Mieters: pro Kostenart der Anteil, Zwischentotal Heizung und Warmwasser, Zwischentotal Betriebskosten, Verwaltungshonorar.
- Geleistete Akontozahlungen mit Monaten und Summe.
- Saldo: Nachzahlung oder Guthaben, Zahlungsfrist 30 Tage, Hinweis auf das Einsichtsrecht in die Belege mit Angabe, wo und wann.
- Neuer Akontobetrag für die nächste Periode, wenn er angepasst wird; eine Erhöhung der Akontozahlung kann ohne Formular mitgeteilt werden, weil sie den Mietzins nicht verändert, eine Erhöhung der Pauschale nicht.
Verwaltungshonorar: Für die Erstellung der Heiz- und Nebenkostenabrechnung darf der Vermieter ein Honorar verrechnen, üblich sind bis 3 % der Heiz- und Warmwasserkosten und in manchen Kantonen ein ähnlicher Satz auf den übrigen Betriebskosten. Es muss im Vertrag als Position stehen. Das Honorar einer externen Verwaltung für die ganze Liegenschaft ist keine Nebenkosten.
Beispiel Dreifamilienhaus Sissach, Periode 1. Juli bis 30. Juni: Heizöl CHF 6’400, Service, Kaminfeger und Tankrevision CHF 980, Brennerstrom CHF 220, Warmwasser-Anteil enthalten; Betriebskosten: Hauswart und Gartenpflege CHF 3’600, Allgemeinstrom CHF 540, Wasser und Abwasser CHF 2’100, Kehrichtgrundgebühr CHF 420, Serviceabo Waschmaschine CHF 190. Verteilung nach Fläche, die Wohnung im ersten Stock hat 95 von 280 m², also 33,9 %. Anteil Heizung CHF 2’579, Betriebskosten CHF 2’324, Verwaltungshonorar 3 % auf Heizung CHF 77, total CHF 4’980. Akonto bezahlt 12 × CHF 380 = CHF 4’560, Nachzahlung CHF 420. Neuer Akontobetrag ab Juli CHF 420. Diese Abrechnung passt auf eine A4-Seite, und genau so soll es sein.
Wer sich die jährliche Abrechnung nicht antun will, lässt sie machen: Wir erstellen für Eigentümer im Baselbiet Nebenkostenabrechnungen und übernehmen auf Wunsch die ganze Bewirtschaftung. Was Vermieter sonst beachten, lesen Sie in den Ratgebern Mietzins richtig festlegen und Verkaufen oder vermieten.
Fragen zu diesem Thema.
Welche Nebenkosten darf der Vermieter in der Schweiz verrechnen?
Nur die im Mietvertrag einzeln vereinbarten Kosten für den Gebrauch der Sache: Heizung und Warmwasser, Hauswart, Allgemeinstrom, Wasser und Abwasser, Kehrichtgebühren, Gartenpflege, Lift, Serviceabonnemente, Kabelnetz und das Verwaltungshonorar für die Abrechnung. Reparaturen, Ersatz, Versicherungen, Steuern und Hypothekarzinsen sind nie Nebenkosten.
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung vorliegen?
Das Gesetz nennt keine Frist. Als angemessen gelten sechs Monate nach Ende der Abrechnungsperiode. Verspätet sich der Vermieter, verliert er den Anspruch nicht, der Mieter kann die Abrechnung aber einfordern und bis dahin Zahlungen zurückbehalten. Nachforderungen verjähren nach fünf Jahren.
Was passiert, wenn der Vermieter keine Nebenkostenabrechnung erstellt?
Bei Akontozahlungen hat der Mieter Anspruch auf eine jährliche Abrechnung und kann sie über die Schlichtungsbehörde durchsetzen. Ohne Abrechnung muss er keine Nachzahlung leisten; sind die Akontozahlungen höher als die effektiven Kosten, kann er die Differenz zurückfordern.
Darf ich ein Verwaltungshonorar in der Nebenkostenabrechnung verrechnen?
Ja, wenn es im Mietvertrag als Position vereinbart ist. Üblich sind bis 3 % der Heiz- und Warmwasserkosten, in einigen Kantonen ein ähnlicher Satz auf den Betriebskosten. Das allgemeine Verwaltungshonorar für die Liegenschaft gehört nicht in die Nebenkosten.
Darf der Mieter die Belege der Nebenkostenabrechnung sehen?
Ja, er hat Anspruch auf Einsicht in alle Originalbelege und in die Verteilschlüssel, vor Ort oder gegen Kopien zu Selbstkosten. Verweigert der Vermieter die Einsicht, kann der Mieter die Nachzahlung verweigern.
Wie werden die Nebenkosten bei Leerstand verteilt?
Der Anteil einer leerstehenden oder vom Vermieter selbst genutzten Wohnung geht zulasten des Vermieters. Er darf nicht auf die anderen Mieter verteilt werden; der Verteilschlüssel bleibt auf die Gesamtliegenschaft bezogen.
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